Внедрение Dental4Windows в Королёвской стоматологической поликлинике

Материал из выступления главного врача Королёвской стоматологической поликлиники Ходненко Ольги Владимировны на конференции "Маркетинг и менеджмент в стоматологии" (19.11.2010 г., "Дентал-Экспо")

Город Королёв в 2008 году отметил своё 70-летие. В настоящее время в городе проживает 174,5 тысячи  жителей. Стоматологическая поликлиника города Королёва рассчитана на 500 посещений в смену. В декабре 2002 года был сдан новый трехэтажный корпус поликлиники. Площадь поликлиники более 6000 кв. метров. Была проведена капитальная реконструкция старых помещений, закуплено современное стоматологическое, стерилизационное, зуботехническое и рентгеновское оборудование, приобретены новейшие аппараты для анестезиологии и реанимации. Сегодня у нас созданы прекрасные условия для плодотворной работы медицинского персонала, комфортные условия для наших пациентов.

Гордостью нашей поликлиники является внедрение программы «Dental 4 Windows» производства австралийской компании «Сентор Софтвер», которая сочетает в себе все составляющие современного процесса организации оказания стоматологической помощи населению: от автоматизированной записи пациентов на прием до финансовой и статистической отчетности. Это вывело работу всех подразделений на качественно более высокий уровень. На сегодняшний день у нас функционирует более 60 рабочих мест от регистратуры до кабинета главного врача, которые представляют собой единое информационное пространство: вся лечебная, финансовая и организационная деятельность нашей стоматологической поликлиники неразрывно связана с этой системой. Программа дает нам возможность полностью контролировать работу врачей и медперсонала, осуществлять проверку обоснованности претензий пациента к качеству лечения, оперативно формировать отчетность, работая в условиях нескольких источников финансирования, и конечно полностью исключить возможность теневых платежей.

Теневые платежи и учет в стоматологии

Что плохого в теневых платежах, которыми, к сожалению, так тяжело больна наша государственная медицина? Во многих учреждениях, где мало внимания уделяют управлению, или вообще не считают это нужным, хороших врачей пытаются удержать, закрывая глаза на теневые платежи, предоставляя возможность им работать «на себя». Однако такая система наносит огромный урон учреждению, как экономический, так и моральный. Финансовые трудности не позволяют развиваться, осваивать новые технологии, обновлять оборудование и делать ремонт помещений. В результате все приходит в упадок, неминуемо падает качество оказания помощи и обслуживания, меняется контингент посетителей: уважающий себя человек в такую клинику уже не пойдет.

Сегодня руководство страны много говорит о необходимости «выйти из тени», руководителям медицинских учреждений предоставлены большие полномочия, однако часто в их распоряжении имеется не достаточно реальных механизмов управления, иногда знаний, иногда поддержки со стороны руководящих органов, встречаются и другие проблемы.

Часто от руководителей государственных клиник приходится слышать, что единственным методом, позволяющим контролировать теневые платежи, является ПЛАН выработки врачей. Наш опыт показал, что план – не панацея, и могут работать гораздо более эффективные решения.

Внедрение комплексной информационной системы позволило существенно повысить обороты поликлиники, при этом без какой-либо революции, и «не ломая коллектив через коленку». Число платных приемов в нашей поликлинике с момента внедрения программы в 2001 году возросло в 8 раз (!). Этот показатель напрямую связан с финансовыми поступлениями. В последние годы число обращений стабилизировалось, что говорит о том, что работа идет стабильно и, несмотря на кризис, наши производственные показатели в целом нас удовлетворяют.

Как это было?

Компьютеризация МЛПУ «Королёвская стоматологическая поликлиника» началась с подаренной в 1990 году Минской «Электроники В12»: без жесткого диска, с большими дискетами и маленьким черно-белым монитором. Возможности любоваться свечением экрана включенного компьютера для реализации мечты автоматизировать некоторые сферы стоматологической деятельности было явно маловато: понадобились программы, пришлось учиться….

Новая эра компьютеризации поликлиники началась в 1991 году с компьютера американской сборки с цветным монитором широкоформатным матричным принтером, стоимостью, равной стоимости примерно 6-ти автомобилей «Жигули». Инициативной группой были составлены программы для расчета зарплаты, незатейливого статистического учета. К 2000 году в поликлинике было уже достаточно много компьютеров, в т.ч. и в лечебных кабинетах: кроме статистической отчетности уже создавались наряды на оплату ортопедических услуг, в том числе с отчетами по льготному протезированию.

Стремлением вывести работу всех подразделений поликлиники на качественно более высокий уровень была вызвана идея внедрения в работу некой системы, сочетающей в себе все необходимые составляющие современного процесса управления. Выбор пал на две программы для стоматологических клиник, представленных на выcтавке DentalExpo. В течение месяца обе программы тестировались и сотрудниками поликлиники, и независимыми экспертами. Ни одна из них на тот момент не удовлетворяла всем требованиям муниципального учреждения. Решающим тогда стало мнение заведующего кафедрой информатики Лесотехнического института Константина Петровича Шереметьева: «Если хотите, что бы все работало надежно, берите «Dental 4 Windows», в основе система «Sybase», на ней Пентагон работает. Наберитесь терпения и получите все, чего Вам в этой программе не хватает».

Конечно, многое тогда нас не устраивало: отсутствовали необходимые формы отчетности, программа не позволяла вести отчетность в условиях нескольких источников финансирования, в ней не были учтены особенности работы с льготными категориями граждан. Но желание быть на шаг впереди всех не оставляло выбора. Процесс первичного внедрения занял около года. Покупка программы включала техническое сопровождение и обучение 1-го нашего сотрудника – программиста и системного администратора, дальше пришлось все развивать собственными силами.

Начали с простого - автоматизировали запись пациентов на прием. Автоматизация работы регистратуры заняла несколько месяцев, необходимо было обучить работе с программой всех медрегистраторов, ввести в программу расписание всех врачей и затем контролировать правильность заполнения администраторами паспортных данных пациентов, обеспечить ведение списков страховых компаний, наладить равномерное распределение пациентов различных категорий между врачами.

Одновременно в рентгеновском кабинете  интегрировали программу с системой визиографии «DIGORA», что дало возможность архивировать все рентгеновские снимки, обеспечить доступ к их демонстрации на любом этапе работы из любого кабинета.

На следующем этапе стали заводить в программу все оказанные пациентам услуги – в лечебных кабинетах. Воли, терпения и упорства потребовала работа с персоналом: полгода с каждым врачом и ассистентом по очереди вводили только услуги и распечатывали счета. Параллельно осваивали заполнение амбулаторной карты.

Сегодня, когда преимущества работы с программой настолько очевидны, все проблемы, сомнения и трудности периода ее освоения кажутся ничтожными. Самым сложным, по мнению программиста МЛПУ Борда Ильи Семеновича, на чьи плечи легла основная нагрузка по внедрению программы «Dental 4 Windows» в работу поликлиники, было преодоление некоторого субъективного неприятия на первых порах персоналом работы с автоматизированной системой. Сотрудники, совсем не знакомые с оргтехникой, через слезы и муки осваивали компьютер. Сложно было выбрать время для обучения, не прерывая лечебного процесса. Но позиция руководства была твердой: «Не хотите работать с программой – ищите другую работу!».

Именно «человеческий фактор» и стал движущей силой прогресса: тот, кто хоть раз почувствовал, что такое грамотно организованный производственный процесс, когда все удобно, доступно и надежно, не откажется работать с автоматизированной системой никогда.

Автоматизация деятельности крупного медицинского учреждения является неотъемлемым условием успешной работы со страховыми компаниями, что является сегодня существенным финансовым подспорьем. В нашей клинике мы оказываем большой объем услуг не только на платной основе, но и в рамках программ обязательного  и добровольного медицинского страхования. Страховые компании ценят преимущества работы с клиникой, это во-первых, полная и своевременная отчетность, но что самое главное, наши партнеры уверены в достоверности информации и качестве оказанного лечения. В случае проверки экспертами страховых компаний мы можем открыть на компьютере любую карту, любой снимок. Используя программу, мы можем контролировать лечебный процесс, оперативно выявлять и устранять возможные недостатки в оформлении медицинской документации.

Что дает программа для пациентов?

Очень помогает в работе возможность программы «Dental 4 Windows» во время первого визита пациента зафиксировать его стоматологический статус (зубную формулу с подробной регистрацией ранее пролеченных и нуждающихся в лечении зубов, данные о состоянии пародонта, прикуса), отмечать изменения в динамике, что делает работу врачей более планомерной, повышая доверие пациентов к качеству лечения. Возможность демонстрации пациенту состояния его зубов  «до» и «после» стоматологического вмешательства незаменимо при работе в условиях комбинированного обезболивания, когда пациент спит и не имеет возможности «контролировать процесс». Фактически программа сама по себе является мотивационным фактором к лечению и улучшению гигиены у наших пациентов.